Marisol Pérez – PM – Terra Translations
Sabemos que el trabajo de un localization project manager (LPM) puede ser estresante. Hay que lidiar con fechas de entrega ajustadas, presupuestos, equipos de trabajo y requerimientos específicos de clientes. Sin embargo, también es un puesto con aspectos muy satisfactorios: aprendizaje constante, contacto con proveedores, fidelización de recursos, cotidianidad con equipos de trabajo, oportunidades de desafíos profesionales, entre otros.
De todas las cosas que he aprendido durante mi experiencia como PM (y sigo aprendiendo), me gustaría desarrollar dos puntos de nuestro trabajo que, para mí, tienen un impacto positivo en la práctica diaria: por un lado, establecer una comunicación eficaz con los proveedores lingüísticos que contactamos y, por otro, poder analizar detalladamente el proyecto y el flujo de trabajo. En este sentido, describiré algunas estrategias que me parecen importantes para tener en cuenta en el día a día. Por supuesto, no son recetas y no revelan la verdad del rol. Una estrategia que le sirve a un PM puede no ser útil para otro, además de que la naturaleza del trabajo nos pone a prueba siempre con desafíos inéditos que debemos resolver rápidamente y que no se solucionan, a veces, aplicando algo ya sabido. Tampoco pretendo abordar todas las tareas o competencias del rol, sino hacer hincapié específicamente en la asignación eficaz de proyectos.
- Contacto con proveedores
Un LPM administra proyectos relacionados con la traducción y necesita que un proveedor (lingüista, traductor, editor, localizador, artista de voice over, diseñador gráfico, entre tantos otros) acepte realizar el trabajo a cambio de una remuneración. Creo que es importante que, al abordar un proyecto complejo, tengamos en cuenta que siempre (o la mayoría de las veces) hay un proveedor que quiere hacer el trabajo o necesita hacerlo, y está esperando las oportunidades que tenemos para ofrecerle. Nuestra tarea es encontrar a ese interesado.
Según mi criterio, las cuatro estrategias que describo a continuación nos ayudan en esa búsqueda. Esto no quiere decir que como PM no me equivoque, o que lleve a cabo mis tareas aplicando siempre estos consejos. Son, más bien, apuntes sobre cómo pienso la práctica ideal a partir de experiencias que he sentido como aciertos.
- Elegir el medio de contacto adecuado. A veces, nos conocemos mucho con un proveedor y sabemos que nos entenderemos mediante cualquier medio: WhatsApp, Skype, mail, llamada telefónica. Hablamos hace tanto que el proveedor entiende lo que necesitamos, cuándo y cómo. Pero, otras veces, ya sea porque no tenemos tanta confianza con un lingüista o porque el proyecto tiene instrucciones complicadas, hay medios que son más adecuados para comunicar lo que necesitamos en ese momento. Cuando los proyectos que debemos consultar son complejos (tienen muchas instrucciones específicas, son distintos de los que hacemos todos los días), el mail me parece el medio más eficaz, dado que permite visualizar en una misma ventana y en un cuerpo de texto toda la información que necesitamos incluir, con los datos adjuntos pertinentes. Además, podemos organizar nuestro texto con un formato más ordenado que el de la mensajería instantánea. Reconozco que he consultado proyectos complicados por otros medios y no he sido eficaz. Cuanto más prolijo se vea nuestro pedido, más interesante le parecerá al proveedor. ¿Qué traductor querría abordar un proyecto complejo que promete complicarlo?
Otro caso distinto son los proyectos rush, en los que se necesita que un proveedor comience ya a trabajar para poder entregar. Creo que, en ese caso, el mejor medio de comunicación es la mensajería instantánea. Si el traductor nos responde enseguida, podemos comentarle qué necesitamos y preguntarle si puede hacerlo. Si no puede, seguimos buscando, y no perdemos tiempo valioso esperando mails (medio que no permite saber si llegan los mensajes o si el interlocutor está contestando o conectado).
2. Incluir todos los datos relevantes. Otro punto importantísimo son los datos que no pueden faltar en un mail o mensaje de propuesta de proyecto (por más que lo intente, casi siempre me olvido alguno). Quizás, podamos hacernos una lista para comprobar si, al consultar, incluimos los siguientes datos:
- Qué servicio se espera: traducción, edición, QA, voice over, etcétera.
- Par de idiomas.
- Cuál es la fecha y hora de entrega.
- En qué herramienta se trabaja. Me parece un dato fundamental: si no somos claros con esto, es posible que tengamos que reasignar, ya que consultamos algo sin especificar y, luego, el proveedor no puede trabajar en donde lo necesitamos.
- Cuál es el tamaño del proyecto. Debemos especificar cantidad de palabras (totales), páginas, tiempo de trabajo o cantidad de documentos, etc., para que el proveedor pueda evaluar si llega a trabajar esa cantidad de material. Específicamente con la traducción, me parece siempre importante poner el WC completo del proyecto (palabras nuevas, palabras fuzzy y repeticiones), y no solamente las palabras nuevas. El proveedor debe analizar la totalidad de lo que debe hacer y, así, poder comprometerse a entregar en los plazos pautados.
- Si tenemos disponible material para mostrar, debemos enviarlo. El proveedor que quiere ver referencias no es una persona complicada. Es entendible que quiera ver de qué se trata aquello sobre lo que trabajará, porque puede afectar muchísimo el tiempo de traducción, o porque quizás no es la persona más idónea para hacerlo. A veces, si el tema requiere mucha investigación, puede atrasar un proceso que llevaría menos tiempo. Esto también nos ayuda a prever reasignaciones si el proveedor rechaza el trabajo luego de ver el material.
3. Resaltar los puntos positivos del proyecto. Creo que uno como PM reconoce que hay proyectos más atractivos que otros, o que tienen un plus que nos entusiasma para asignarlos (al menos, a mí me pasa). Esto puede ser porque la herramienta es muy práctica, el tema es muy ameno o interesante, o porque el tamaño podría ser redituable para el traductor. Parte de la comunicación eficaz y de una asignación más eficiente de los proyectos (encontrar al traductor disponible e interesado en los primeros contactos) pasa por saber ver qué aspecto del proyecto puede interesarle a qué proveedor, y resaltarlo en el mail o mensaje que le enviamos. Puede ser que la tarifa sea conveniente, que el tema se adecue a los intereses del traductor, que el tamaño sea redituable o que el proyecto sea una buena oportunidad por cualquier otro motivo. Si detectamos algo así, creo que nunca está de más mencionarlo en nuestro mensaje.
4. Ponerse en el lugar del traductor. Por último, no tenemos que olvidar que el proveedor también está trabajando, y no le resultarán ajenas las desventajas que puede presentar un proyecto: si la entrega es muy ajustada, si implica trabajar de noche o durante el fin de semana, si el tema es muy específico, si la herramienta de trabajo no es accesible, por mencionar algunos ejemplos. Creo que es importante que, como PM, reconozcamos las desventajas y sepamos que existen, y que el traductor no es «malo» si no quiere aceptar esas condiciones de trabajo. Seguramente, y como decía más arriba, encontremos a alguien que quiera o necesite el proyecto y que no se vea perjudicado por esas condiciones, y que, incluso, le convengan (ejemplo, trabajar de noche o durante los fines de semana).
- Análisis detallado del proyecto
La mayoría de las veces, un LPM procesa muchos proyectos a la vez, y eso implica hacer varias tareas: lectura de instrucciones, procesamiento de documentos en un software, contacto con múltiples proveedores, atender consultas de proyectos en curso, resolución de problemas, entre otras. Por todo esto, es frecuente que no podamos analizar en detalle algunos proyectos. Sin embargo, creo que es fundamental hacerse el tiempo para releer un proyecto si detectamos que sus instrucciones son complejas, o si nuestra alarma de riesgo se enciende. Siempre me digo que un proyecto de 300 palabras no exige la misma atención que uno de 30 000. (Tener esto en mente ayuda mucho a dimensionar y a manejar el estrés cuando los problemas son en proyectos pequeños). Si bien todos tienen que administrarse de la mejor manera que podamos, no es lo mismo solucionar inconvenientes de un proyecto pequeño que de uno grande, y creo que visualizar posibles problemas y soluciones nos ayuda a enfocar toda nuestra atención en los proyectos que más lo requieren. Por ejemplo, si asigno mal un documento de 300 palabras y lo traduzco al portugués en vez de al francés, o si lo asigné usando memoQ y no Trados Studio como el cliente había solicitado, ambos problemas tienen una rápida solución: contactar un traductor de confianza disponible que pueda traducir esas palabras al idioma correcto (se puede hacer en una o dos horas), o usar la TM de memoQ para pretraducir el archivo en Trados (proceso que, calculo, tomaría como mucho 5 minutos en una computadora lenta).
Sin embargo, cuanto mayor es el volumen o la complejidad del pedido (si hay guías de estilo, instrucciones específicas, por ejemplo), los problemas que podrían surgir tardan más en resolverse (el tiempo para rehacer o arreglar algo de gran volumen es mucho mayor), e incluso podrían generar un costo que no podemos afrontar. Ese tipo de proyectos son los que requieren nuestra atención y hacerles un seguimiento diario si es necesario.
Por otro lado, me parece importante mencionar que, si como PM no entendimos un requerimiento o un proyecto, o asignamos y pedimos algo que nosotros no entendemos o no sabemos a qué se refiere, muy probablemente el traductor tampoco lo entienda y nos pregunte, y no sabremos cómo responderle. Por eso, creo que parte del «éxito» en una asignación reside en haber entendido perfectamente el flujo de trabajo (un ideal que sirve como objetivo), además de saber manejar las herramientas y programas necesarios, para poder ser referentes del proyecto y, sobre todo, para tener control sobre él. Si bien esto del control puede sonar un poco raro, creo que es fundamental, y está relacionado con la reducción del estrés del puesto: tener el control sobre el proyecto nos da confianza y seguridad acerca de nuestras capacidades, e implica comprenderlo lo mejor posible para poder tomar decisiones oportunas durante su transcurso. Cuando esto falla, surgen los problemas con los que ningún PM quiere lidiar.
Si sos lingüista o PM y tenés alguna sugerencia o comentario,
me encantaría leerlo para seguir aprendiendo y escribiendo sobre el tema.
Escribime a marisol.perez@terratranslations.com.